Training Toyota Kata door Emiel van Est

Deze tweedaagse training geef ik meestal in-company. Neem gerust contact op bij interesse.

Ik ben ook van plan deze training weer als open inschrijving te organiseren. Laat maar weten als je al interesse hebt; bij voldoende interesse plannen we dan een datum en locatie.

Verbeter- en coachingroutines bij Toyota

Wereldwijd zijn we al vele jaren bezig met het bestuderen van Toyota en het implementeren van Lean zoals we de technieken van Toyota zijn gaan noemen. Dat blijkt echter nog niet zo eenvoudig.

We hebben al die Lean technieken naar onze organisaties gebracht. Door het toepassen van deze technieken hebben we veelal prachtige verbeteringen gezien maar er bleef toch iets knagen. Bij de meeste organisaties stagneren na verloop van tijd de verbeteringen. Het is net of er een soort plateau in performance bereikt wordt waarna we niet veel verder meer komen.

Maar dat is niet wat we bij Toyota zien. Toyota blijft gestaag doorverbeteren en innoveren. Hoe krijgen ze dat keer op keer weer voor elkaar? Dat werd rond de eeuwwisseling toch wel een prangende vraag. Er was blijkbaar meer aan de hand dan enkel de Lean technieken die we aan het implementeren waren. We misten nog iets en dat had naar alle waarschijnlijkheid iets te maken met de manier waarop Toyota leiding geeft.

In 2004 is Mike Rother met een onderzoek begonnen om te achterhalen wat nou die onzichtbare managementroutines van Toyota zijn. Waar hij na 6 jaar onderzoek op uitkwam zijn een tweetal routines die overal in het denken en handelen van managers bij Toyota zijn terug te vinden. Deze routines heeft hij de verbeter-kata en de coaching kata genoemd.

Agenda

Dag 1, Ochtend

Interactieve kennismaking met Toyota Kata

We beginnen met een interactieve kennismaking ontworpen door Mike Rother.

Het materiaal voor deze oefening is gratis te gebruiken en on-line beschikbaar. Na deze oefening kun je dus je collega’s ook een kata training geven.

Uitleg over doeltoestanden

Vervolgens gaan we aan de slag met een veelvoorkomend probleem waar mensen mee worstelen als ze met de verbeter-kata aan de slag gaan: het maken van een doeltoestand.

De eerste vraag van de coaching-kata is “Wat is je doeltoestand?’ Als je op deze vraag geen goed antwoord hebt dan heeft de rest van de coaching kata niet veel zin. Je zult dan terug moeten en eerst een goede doeltoestand moeten maken.

Dag 1, Middag

Oefenen met het Toyota Kata Storyboard

Na de lunch gaan we aan de slag met het Toyota Kata Storyboard. Iedere deelnemer maakt een Toyota Kata Storyboard voor een eigen case. Neem dus gerust een verbeter-onderwerp mee waar je nu aan werkt of binnenkort mee aan de slag gaat.

We gebruiken het Toyota Kata Storyboard zoals dat door mij is doorontwikkeld. Het helpt om te zien wat er al is, wat er nog ontbreekt en welke vraag op enig moment het beste gesteld kan worden.

Oefenen met het stellen van relevante vragen

Het gebruik van het Toyota Kata Storyboard gebruik ik bijvoorbeeld ook in vergaderingen om mijn notities te ordenen. Het helpt mij om te zien wat er al is, wat er nog ontbreekt en welke vraag ik op enig moment het beste kan stellen. Dat proces gaan we oefenen en is een opmaat naar Kata Coaching.

Oefenen met het definiëren van de eerste experimenten

Het Toyota Kata Storyboard zal na een eerste oefening nog niet compleet zijn. Er zullen nog openstaande vragen zijn waar een antwoord op moet komen. De stappen die je gaat zetten om antwoorden te vinden op die openstaande vragen zijn te beschouwen als experimenten. Zo gaan we ze dus ook behandelen.

Oefenen met kata coachen

Als het eerste experiment is gedefinieerd kun je al een goede coaching sessie houden. Dat gaan we samen oefenen. Doel is dat aan het eind van de eerste dag iedere deelnemer een Storyboard voor een eigen relevante case heeft met één gedefinieerde stap om het Storyboard verder te completeren.

Dag 2, Ochtend

De tweede dag plannen we meestal een paar dagen tot twee weken na de eerste dag zodat er tijd is om de gedefinieerde experimenten uit te voeren.

Uitleg over Kata Coachen en de verschillende sets met coachingsvragen

Wat is eigenlijk het doel van Kata Coachen en wat probeer je precies voor elkaar te krijgen? Daar gaan we wat dieper op in.

Er zijn ook verschillende sets met vragen die je als coach kunt gebruiken. Welke gebruik je wanneer?

Oefenen met kata coachen

We zijn natuurlijk heel benieuwd wat er is geleerd van de eerste experimenten. Nu kunnen we een volledige coachingcyclus oefenen waarbij we ook de experimenten kunnen bespreken en weer een volgend experiment kunnen definieren.

Dag 2, Middag

Coachen van de coach

Als je elkaar wilt helpen met het beter worden in coachen, waar moet je dan op letten? We gaan een aantal veel voorkomende issues bespreken en oefenen hoe daar mee om te gaan.

Katarollen en distributie in organisatie

Wat is de organisatiestructuur die nodig is om daadwerkelijk continu te kunnen verbeteren? Welke kata-rollen zijn er en hoeveel mensen heb je nodig voor iedere rol? Wie vervult idealiter welke rol?

Hoshin Kanri made simple met Kata Storyboards

Over Hoshin Kanri, ook wel strategy deployment of policy deployment, is ook al veel gesproken en geschreven. Mogelijk bent u bekend met de X-matrix?

Ik kan u vast verklappen, Toyota gebruikt geen X-matrix. Veel te ingewikkeld. Het kan veel simpeler. Je kunt namelijk een keten van verhalen maken op basis van kata storyboards.

Kata en Hoshin Kanri: een gouden combinatie!

Praktische zaken

Groepsgrootte

Deze training wordt in groepen van 6-9 personen gegeven zodat iedereen voldoende individuele aandacht krijgt.

Materiaal

De training voorziet in een hand-out op papier voor elke deelnemer. Templates worden digitaal ter beschikking gesteld in PDF formaat om te printen en in PPTX formaat om digitaal te werken.

Niveau

Directie, management, HBO / HBO+
Voorkennis van Lean is gewenst maar niet noodzakelijk.

Duur

2 dagen.

Studiebelasting

De totale studielast voor deze tweedaagse opleiding bedraagt ongeveer 20 uur.

Locatie

De locatie voor deze training in-company is vrij te kiezen.

De thuislocatie voor open inschrijving is Parc Spelderholt in Beekbergen.
Een deelnemer kan ook een eigen locatie ter beschikking stellen en tegen een gereduceerd tarief deelnemen. Eén en ander in goed overleg.

Prijs

De prijs voor deze training in-company is op aanvraag.

De prijs voor deze training bij open inschrijving bedraagt € 1250,- per deelnemer en is inclusief:

• Nederlandstalige trainingsmanual met daarin alle presentaties
• Templates in de vorm van PDF files om te printen
• Templates in de vorm van PPTX files om digitaal mee te werken
• Lunch, koffie en thee

De prijzen zijn exclusief BTW.

Trainer

Dit programma wordt verzorgd door Emiel van Est. Hij is al 25 jaar bezig met het thema continu verbeteren.

Dat is begonnen met het verbeteren van processen in heel diverse organisaties. Vaak ging het dan om planning en levertijd problemen.

Verbeteren ging hem goed af maar wat op begon te vallen is de terugval die veel klanten hadden nadat er een einde kwam aan zijn begeleiding. Dat triggerde een zoektocht naar het daadwerkelijk continu maken van continu verbeteren.

Sinds 2010 is hij Toyota Kata “ambassadeur” in Nederland en sinds 2013 uitgever van de Nederlandse vertaling van Toyota Kata en later van Toyota Kata Cultuur.

De laatste jaren heeft hij zich vooral gefocust op de cultuuraspecten die nodig zijn voor continu verbeteren.