Het secretaressenexperiment

Toyota wordt wereldwijd bejubeld voor de ontwikkeling van lean manufacturing. Maar hoe moeilijk was dit eigenlijk? Vergt dit het werk van genieën of is het allemaal wat overroepen?

Om dit te testen deden we enkele weken geleden een experiment. De vraag die we met het experiment wilden onderzoeken was eenvoudig: kunnen mensen zonder enige achtergrond in lean manufacturing zelfstandig de belangrijkste lean tools zelf uitvinden? Als proefkonijnen voor het experiment kozen we voor vier secretaressen, waarvan we wisten dat ze geen enkele lean achtergrondkennis hadden.

Bij de aanvang van het experiment lieten we de secretaressen eerst een chaotische productiesituatie simuleren met legoblokjes, waarbij de gebruikelijke problemen in de opstelling zaten ingebakken: een onlogische lay-out, heel wat heen-en-weergeloop door een magazijnier, grote lotgroottes,… Na een tiental minuten productie stopten we de simulatie en registreerden we de voornaamste performantiemaatstaven: productiviteit, Work-In-Process (WIP), kwaliteit en doorlooptijd.

Vervolgens gaven we de secretaressen drie duidelijke doelstellingen:

1. Reduceer de doorlooptijd met 90%
2. Verhoog de productiviteit met 30%
3. Zorg ervoor dat “al het benodigde materiaal wordt aangeleverd op het moment  dat het nodig is”.

Dit laatste betekent dat het materiaal niet te vroeg mag worden geleverd (want dit neemt dan onnodige productieruimte in), en ook niet te laat (want dan krijg je
ongewenste productiestilstanden bij de volgende stap. Deze laatste doelstelling (ons wijselijk aangereikt door onze eigen coach Emiel Van Est) is best wel veeleisend en bleek tijdens het experiment van essentieel belang te zijn.

Naast de drie doelstellingen leerden we de drie secretaressen ook hoe ze verbeteringen moesten doorvoeren: voer in kleine stappen experimenten uit en pas bij elke iteratie rigoureus de Deming PDCA-cyclus (Plannen – Doen – Controleren – Aanpassen) toe (de ‘improvement kata’). Onze taak beperkte er zich toe om de secretaressen te begeleiden in het toepassen van deze PDCA (de ‘coaching kata’) zonder zelf inhoudelijke suggesties te doen.

Het resultaat van dit simpele experiment verblufte ons. Na zeven iteraties en twee uur experimenteren, waren de initiële doelstellingen bereikt en hadden de secretaressen alle relevante lean tools voor deze situatie zelf bedacht. De lay-out was aangepast naar een flowsituatie, de arbeidsinhoud over de verschillende stappen werd gebalanceerd, de magazijnierfunctie was geëlimineerd, de lotgrootte was gereduceerd tot één stuk, en bovenal een volwaardig visueel kanbansysteem werd opgezet.

Een aantal verbeteringen (zoals de lay-out) waren vrij evident en werden dan ook al bij de eerste iteraties gerealiseerd. Het meest indrukwekkend was echter hun zelfstandig
uitgevonden kanbansysteem. Dit systeem had men bedacht om tegemoet te komen aan de derde doelstelling. Leuk was ook om te zien dat men hiervoor een eigen naam bedacht:
de stopprocedure. Het idee achter de stopprocedure was op zich eenvoudig. Bij de zesde iteratie had men afgesproken om STOP te roepen als er zich ergens WIP begon op te hopen.

Dit experiment liep al snel in het honderd, vermits de auditieve STOP-signalen al snel werden vergeten en genegeerd. Men had dus iets beter nodig dan een auditief signaal. Daarom bedacht men om in de zevende iteratie te werken met een visueel signaal (de kanbankaarten in het lean jargon). Hiervoor werden post-its gebruikt die men ‘levertapijtjes’ noemde.

Wat heeft dit ons nu geleerd? Wel, je hoeft dus geen expert te zijn om de lean manufacturing tools te bedenken. In wezen volstaan 3 zaken:

1. een duidelijke richting
2. een goed verbeterproces (PDCA)
3. een lichte vorm van coaching om je op het goede spoor te houden.

Meer zelfs, deze aanpak zorgt ervoor dat je een systeem ontwikkelt dat op maat is van jouw bedrijf en sluit tevens weerstand ook uit. Het gaat immers niet om ideeën die van buitenaf worden opgelegd, maar die de medewerkers zelf ontwikkelen. En geef toe:

Niemand is tegen  zijn eigen ideeën.

Pascal Pollet & Mark van Pee
www.sirris.be