Het elimineren van verspilling is een populaire bezigheid. Helaas kost deze bezigheid veel tijd en is het zelden effectief.
Meer dan 80% van de verspillingen die je elimineert hebben onder aan de streep geen enkel effect.
Het is daarom van belang om van te voren te bepalen welke strategische onderwerpen aangepakt moeten worden om een echte verbetering te realiseren. Daarover gaat policy deployment. Ga dus niet in het wilde weg verspilling elimineren.
Focus. Focus. Focus.
Negatieve energie
Toch is, tot op de dag van vandaag, voor velen Lean gelijk aan het elimineren van verspilling. Het is echter een focus op wat je niet wilt. Het is ook nooit goed, er is immers altijd meer verspilling dan je capaciteit hebt om deze te elimineren. Om moedeloos van te worden…
Het is veel motiverender om te focussen op wat je wel wilt!
Oorzaak en gevolg omgedraaid
Ook wordt oorzaak en gevolg omgedraaid. Het gaat niet slecht omdat er verspilling is.
Omdat het slecht gaat IS er verspilling!
Het elimineren van verspilling is niet echt een activiteit. Verspillingen horen bij de huidige toestand van het proces. Ze zijn er met een reden, het is een vorm van evenwicht dat is ontstaan. Als je een verspilling als tussenvoorraden rücksichtlos weghaalt dan heb je pas echt een probleem!
Het verdwijnen van verspilling, of beter, het overbodig worden van verspilling is het gevolg van het nastreven van gewenste omstandigheden: doordat we oplossingen hebben gevonden voor obstakels kunnen we met minder verspilling werken.
De 7 verspillingen
Er zijn natuurlijk vele verschillende verspillingen. De oorspronkelijke 7 verspillingen zoals beschreven door Taiichi Ohno zijn de volgende:
- Overproductie
Overproductie wordt beschouwd als de ergste vorm van verspilling en treedt op wanneer processen doorgaan met werken terwijl ze zouden moeten stoppen. Het resultaat van overproductie is dat er te veel producten worden gemaakt en dat de producten worden gemaakt terwijl er geen klant om heeft gevraagd. - Wachten
Wachten wordt veroorzaakt doordat een proces stroomopwaarts niet op tijd levert. Deze wachttijd wordt vaak gevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen of, erger, leiden tot overproductie. - Transport
Hierbij gaat het om verplaatsen van materiaal van de ene bewerking naar de andere. Transport moet geminimaliseerd worden omdat het tijd en geld kost en omdat er tijdens transport producten beschadigd kunnen raken. - Overbodige processtappen
Veel stappen zijn niet nodig. Te denken valt aan herstelwerk, opnieuw verwerken, handling, en opslag die het gevolg is van defecten, overproductie en te grote of te kleine buffers. Een ander voorbeeld is als een medewerker van de binnendienst bij de klant navraag moet doen terwijl de buitendienstmedewerker deze informatie ook had kunnen vragen. Het is veel efficiënter om een stap in één keer goed uit te voeren dan om de tijd te nemen om het nogmaals te doen omdat er fouten zijn gemaakt. - Voorraad
Dit gaat over voorraden die niet direct nodig zijn voor de huidige klant orders. Het gaat hierbij zowel over ruw materiaal; onderhanden werk als over gereed product. Ook kunt u denken aan verkoopfolders die niet verstuurd worden of reserveonderdelen die nooit gebruikt worden. Voor het houden van voorraad moet ruimte gevonden worden om het op te slaan tot er een klant is gevonden. Voorraad kost geld en ruimte. - Onnodige bewegingen
Onnodige bewegingen worden gemaakt door mensen of machines doordat er gewerkt wordt in een slechte lay-out of de werkplek slecht is ingericht. Er moet dan bijvoorbeeld te veel gelopen worden om materiaal te pakken. Een slechte lay-out kan weer ontstaan door verkeerde buffers; opnieuw verwerken en overproductie. Net als transport kosten onnodige bewegingen tijd terwijl ze geen waarde toevoegen aan het product of de dienst. - Defecten
Dit zijn producten of delen van uw diensten die niet volden aan de specificaties of verwachtingen van uw klanten. Defecten hebben verborgen kosten door retourzendingen, klachten afhandeling en verloren verkopen. In administratieve processen kunnen fouten ontstaan doordat er met verkeerde informatie wordt gewerkt.
Hoe elimineert u verspillingen?
Hier treft u een veelgebruikte manier om processen te verbeteren. Wij zijn geen fan van deze methode omdat die niet erg effectief blijkt. Zie bijgevoegde suggesties om effectiever te zijn met deze methode.
- Zoek een product of dienst die niet efficiënt genoeg is.
- Ook goede producten of diensten wil je blijven verbeteren. Perfectie is immers nog ver weg.
- Als je eenmaal begonnen bent met verbeteren wil je niet dat het stopt.
- Bepaal welke processen die bij dit product of deze dienst horen die verbeterd moeten worden.
- Dit is belangrijke stap om de huidige toestand te begrijpen. Er horen nog wel wat meer procesanalyse-stappen te volgen.
- Maak een Value Stream Map voor het gekozen proces
- Afhankelijk van de scope kun je een waardestroom analyse maken of voor iets anders kiezen zoals een procesanalyse.
- Zoek naar de 7 verspillingen en markeer deze in de Value Steam Map.
- Niet doen!
- Beschrijf in plaats daarvan een doeltoestand met gewenste omstandigheden.
- Focus op dat wat je wel wilt!
- Dit doet bijna iedereen verkeerd, de zogenaamde kaizen bursts worden in de current state getekend. In het boek Learning to See staan ze in de future state.
- Bepaal de grootte en de frequentie van de gevonden verspillingen.
- Niet doen dus!
- Probeer je huidige toestand en doeltoestand meetbaar te maken.
- Gebruik gepaste Leanmanagement technieken om de problemen op te lossen.
- De belangrijkste routines om te gebruiken zijn de verbeter-kata en de coaching kata. Daarmee leren mensen obstakels te overwinnen die hen ervan weerhouden om de doeltoestand te bereiken.
- Blijf de grootte en frequentie van de verspillingen meten zodat de vorderingen zichtbaar zijn en een eventuele terugval kan worden opgemerkt.
- Niet doen dus!
- Meet de proces- en resultaat-parameters zoals gedefinieerd in een doeltoestand.
- Ga door met verbeteren op andere plekken in uw organisatie.
- Als je eenmaal begonnen bent met verbeteren wil je niet stoppen. Het streven is naar continu verbeteren, perfectie is immers nog ver weg.
- Maak van verbeteren “normaal werk”.