Het is een onderwerp dat ik steeds meer zie langskomen: het maken van een business case voor Lean. Maar kan dat eigenlijk wel?
Laten we eerst eens kijken naar een definitie van business case zoals gegeven op Wikipedia.
Een business case is een projectmanagement-term waarin de zakelijke afweging om een project of taak te beginnen beschreven wordt. In de business case worden de kosten tegen de baten afgewogen. Vaak wordt aan de hand van de business case besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project.
Lean wordt beschouwd als een bedrijfsfilosofie. Weer een definitie:
De filosofie of wijsbegeerte is de oudste theoretische discipline die het verlangen en het streven uitdrukt naar kennis en wijsheid.
Verpleeghuis Parnassia geeft ook een mooie definitie:
Een bedrijfsfilosofie beschrijft de ambities en idealen van een organisatie, en de waarden die zij van belang vindt in haar functioneren. Zij weerspiegelt als het ware de ziel van de organisatie.
De bedrijfsfilosofie is bedoeld om voor langere tijd richting te geven aan de manier waarop wij werken en samenwerken.
Wat we dus proberen te doen is het maken van een business case voor een filosofie. We proberen het “streven naar kennis en wijsheid” te vangen in euro’s.
- Wat is de waarde van kennis?
- Wat is de waarde van wijsheid?
- Wat is de waarde van ambitie?
- Wat is de waarde van een ideaal?
- Wat is de waarde van een duidelijke richting?
Op zich al filosofische vragen geloof ik…
Om het toch wat zakelijker te maken: Hoeveel waarde kunnen we creëren met kennis die we nu nog niet kennen en niet bezitten? Wat is de waarde van het hebben van richting voor langere tijd? (Anders gezegd: wat zijn de kosten van zwalkend beleid?)
Wie durft?
Het vragen om een business case is ook een indicatie dat men Lean als een Project ziet. Als iets met een begin en een eind. Als iets waar we een plan voor kunnen maken; wat voorspelbaar uitgevoerd kan worden. En laten we wel wezen, de laatste jaren is er op deze manier heel veel gebeurd met Lean. Ook Six Sigma en Lean Six Sigma hebben sterke kenmerken van het projectmatig aanpakken van verbeteringen en het wel of niet uitvoeren van verbeteringen op basis van zakelijke motieven.
- We zoeken “low hanging fruit”;
- het grootste probleem;
- het grootste effect;
- de beste ROI.
Het doel van op deze wijze omgaan met verbeteringen is het te behalen resultaat in, met name, financiële zin.
Het lijkt wel of Lean wordt beschouwd als een machine of een software pakket dat we kopen; installeren; implementeren en in gebruik nemen waarna het probleem is opgelost. Welk probleem eigenlijk?
Jim Womack sprak recent deze woorden uit:
“Every Value Stream desperately wants to get worse.”
Dat wordt wel entropie genoemd.
Entropie is een maat voor de wanorde; de ontaarding; de hoeveelheid onzekerheid of de afname van bruikbare energie in een systeem. Met het verloop van de tijd vallen alle systemen uit elkaar; alles neigt tot wanorde.
Onzekerheid
Misschien is onzekerheid wel het sleutelwoord in bovenstaande definitie. Ieder systeem staat bloot aan onzekerheden. Welke oplossing we ook implementeren; welke machine we ook kopen; welke software we ook installeren: als we niets doen zal het altijd slechter worden. De toekomst is onzeker en het systeem dat we vandaag vormgeven zal slechts een beperkte tijd opgewassen zijn tegen deze toekomstige onzekerheden.
De essentie van Lean zou wel eens kunnen zijn dat we voorbereid zijn op deze toekomstige onzekerheden. Daar hebben we kennis; wijsheid; ja zelfs vaardigheden voor nodig. De vaardigheid om met onzekerheid om te gaan en nieuwe oplossingen te creëren. De kennis van de klanten; de producten; de diensten; de processen.
En wijsheid. De wijsheid te beseffen dat het leven vol verrassingen zit; dat onze plannen berusten op aannames; dat onze aannames wel eens onjuist zouden kunnen zijn; dat ongeteste aannames wel eens de grootste verspilling zouden kunnen zijn.